Hey, Gaes Pengin Jadi EO Di Bontang? Simak Tips Berikut! -
Event organizer
adalah jasa penyelenggaraan kegiatan dan merupakan usaha yang dilakukan
untuk mempermudah rencana meyelenggarakan sebuah event. Sebuah EO juga
harus berani mengajukan sebuah ide baru yang kreatif dan berbeda. Jika
itu bisa diterima oleh klien serta sukses, tentunya kemungkinan besar
EO
ini pun akan dipercaya untuk memegang even-even berikutnya dan bahkan
even dari klien baru lainnya.
Tantangan EO diantaranya adalah bagaimana mampu merumuskan konsep
acara dan break down kedalam kegiatan teknis yang sesuai untuk mencapai
tujuan yang diharapkan oleh klien. Salah satu tahapan paling penting
justru ketika hendak menentukan tema besar yang akan diangkat untuk
sebuah event. Tema besar itulah yang nantinya akan dipecah menjadi
agenda-agenda kecil yang saling terkait dan mendukung. Apabila tema
besar yang diangkat cukup menarik.
Makin sukses sebuah event yang dibuat akan semakin dipercaya oleh klien
untuk menangani berbagai event lainnya. Jika sudah punya beberapa
portofolio event,
EO bisa ikut pitching untuk beberapa proyek yang biasanya diselenggarakan oleh lembaga pemerintah atau berbagai perusahaan swasta.
Lalu syarat apa saja yang diperlukan untuk suksesnya sebuah event
organizer hingga mencapai suatu tahap memiliki branding image ternama?
Berikut ini adalah syarat-syarat yang harus dimiliki sebuah event organizer
1. Tetapkan Pasar atau Market Bisnis yang Akan Dituju
Sebagai
EO pemula
atau yang akan memulai sebaiknya tentukan kemana EO akan dibawa, ke
spesialis atau ke umum, tapi yang pemula lebih bagus ke spesialisasi
dulu seperti konser musik, otomotif, expo atau pameran, wedding
ceremony, atau seminar dan berbagai kegiatan perusahaan atau organisasi
(launching, munas, rakernas dll). Dan seiring berkembangnya perusahaan,
EO bisa mengembangkan ke pasar yang lebih luas.
2. Ide Kreatif dan Inovatif
Bisnis EO adalah
bisnis komunikasi dan bisnis hiburan, kepuasan dan ketertarikan menjadi
sangat penting untuk diperhatikan. Ketika tidak ada ide cemerlang dan
kreatifitas, siap-siap gigit jari. Jangan takut untuk mewujudkan ide
gila yang inovatif tapi bisa diterima masyarakat. Sebisa mungkin,
hindari penawaran ide yang monoton. Usahakan munculkan ide tema acara
yang menarik dan berbeda.
3. Perlu Punya Database
Dalam mengelola
bisnis EO,
database mempunyai peranan yang amat penting. Baik itu database
sponsor, media, lembaga pemerintah, mitra strategis, dan database klien
itu sendiri. Database ini akan sangat membantu terutama saat kita
mendapatkan proyek yang harus disiapkan dalam hitungan hari. Hal ini
bisa saja terjadi dalam dunia EO. Karena kesibukan klien, mereka sering
kali memberikan order secara mendadak, dan mau tidak mau
EO
harus bisa memberikan jasa yang terbaik dalam tenggat waktu yang cukup
ketat. Dalam praktiknya, bisnis ini memang membutuhkan kelincahan
tingkat tinggi dan jaringan yang luas.
EO juga perlu bekerja sama dengan para pihak yang menyewakan segala
perlengkapan yang biasanya dibutuhkan dalam sebuah event seperti sound
system, LCD proyektor dan sebagainya. Hubungan dengan perusahaan
percetakan atau advertising juga harus dibangun untuk mendapatkan supply
bahan promosi dengan harga yang bersaing. Sebaiknya kita tidak hanya
mengandalkan dari satu buah percetakan saja. Akan lebih aman jika EO
mempunyai beberapa supplier percetakan sehingga bisa membandingkan harga
dan membagi order jika dikejar oleh tenggat waktu yang ketat.
4. Bentuk Teamwork Yang Solid
Elemen yang menentukan juga maju tidaknya
EO,
pilih beberapa orang yang punya kemampuan dibidang masing-masing,
jangan terlalu banyak atau gemuk teamworknya, sedikit tapi punya
kemampuan manajerial dalam memajukan EO, tapi akan bisa ditambah atau
kita sesuaikan dengan situasi kondisi, misal ada sebuah event dan
membutuhkan tenaga tambahan kita cari tenaga tambahan yg part time
bersifat, dengan begitu kita mengefisiensikan anggaran.
5. Kemampuan Menjual
Kemampuan menjual sebuah acara juga penting bagi seorang
EO.
Disamping untuk menggaet sponsor potensial, juga untuk bisa meraih
target audience yang dibidik. Para calon sponsor potensial ini biasanya
tidak akan ragu ragu untuk mendanai jika mereka melihat ada value lebih
dari event yang kita selenggarakan. Bukan tidak mungkin, seorang
sponsor akan membooking berbagai event yang akan kita selenggarakan
sebagai wahana mereka berpromosi. Entah itu sebagai sponsor tetap atau
bahkan menjadi sponsor tunggal dengan mendanai seluruh biaya event yang
kita butuhkan. Sekali lagi, hal itu amat tergantung dari kemampuan kita
menjual konsep dan meyakinkan mereka bahwa event yang kita selenggarakan
sangat worth it bagi perusahaan mereka.
6. Berpikir Detail
Tantangan lain seorang EO adalah bagaimana mampu melihat hal hal yang
sangat detil dalam sebuah acara. Mulai dari teknis acara sampai
perlengkapan yang sering kali jenisnya macam-macam. Seorang EO perlu
membuat run down acara yang berisi teknis acara dan semua hal yang
diperlukan selama acara tersebut. Dalam run down tersebut, akan bisa
diketahui skenario acara dari detik ke detik berikut segala perlengkapan
yang dibutuhkan. Seorang EO perlu memastikan ketersediaan seluruh
perlengkapan yang dibutuhkan sebelum event dimulai. Tidak hanya itu
saja, seluruh perlengkapan tersebut harus ditest terlebih dahulu
sehingga bisa berfungsi secara optimal.
Dalam hal tata letak panggung atau back drop, seorang
EO
perlu memperhatikan tinggi ruangan. Hal ini berkaitan dengan ukuran dan
desain backdrop agar tampak lebih eye catching. Jika diperlukan, sebuah
mini garden bisa dibuat, dan dipercantik dengan teknologi variasi
sinar lampu yang bisa memperindah penampilan panggung. Jika tidak ingin
repot, sebetulnya semua jasa pembuatan panggung atau backdrop ini bisa
di serahkan kepada pihak lain yang profesional, tentu saja dengan
imbalan atau fee yang telah disepakati.
7. Pembagian Job Description yang Jelas
Hal ini juga sangat penting agar progres setiap event berjalan dengan
baik dan hasil yang kita harapkan sesuai dengan konsep yang disepakati.
Jadi menjelang ada event sudah kita bagi job description masing-masing
dan harus melaporkan progresnya masing-masing pada setiap meeting. Hal
ini untuk mengetahui tingkat kesiapan setiap event, karena sukses
tidaknya suatu event sangat bergantung dengan kesiapan, koordinasi dan
kerjasama antar teamwork.
8. Buat Schedule atau Jadwal Kegiatan untuk Satu Tahun Ke depan
Karena EO sudah menuju profesional jadwal kegiatan harus sudah ada untuk
setahun ke depan karena inilah faktor utama mendapatkan hasil atau
profit. Agar masyarakat tidak jemu kemas kegiatan dan buat berbeda tiap
bulan.
9. Modal usaha Event Organizer yang cukup
Untuk bisnis EO, perlu menyiapkan modal finansial terutama untuk
memenuhi keperluan-keperluan EO seperti, Mengurus legalitas usaha (CV
atau PT), menyewa kantor, pengadaan alat-alat kantor.
10. Ikuti Wadah Organisasi
Karena dengan adanya wadah organisasi/asosiasi EO sangat membantu
perkembangan perusahaan. EO dapat berbagi pengalaman dan saling bertukar
pengalaman dan saling membantu baik itu informasi atau dalam bentuk
lainnya.
Sekali lagi, yang penting dalam bisnis ini adalah kreativitas. EO pada
dasarnya berjualan kreativitas. Hal-hal yang berbau kreativitas inilah
yang bisa bernilai tinggi. Untuk itulah seorang klien yang merasa puas
mau membayar mahal. (bn/
ciputraentrepreneurship)